Ingin menyewa mesin fotocopy? Kamu perlu tahu apa saja tips sewa mesin fotocopy yang tepat, relevan dan aman. Artikel ini akan membahas cara mengevaluasi kebutuhan penyewa agar mesin fotocopy yang disewa sesuai dengan kebutuhan.
Cara Mengevaluasi Mesin Fotocopy Sebelum Disewa
Tiap penyewa bisa punya preferensi berbeda terkait mesin fotocopy. Penyewaan mesin fotocopy bisa untuk kebutuhan bisnis, lembaga pendidikan atau operasional kantor. Menyewa mesin fotocopy lebih baik tidak buru-buru.
Sebagai manajer operasional, saya sudah menyewa beberapa unit mesin fotocopy. Berikut beberapa aspek yang perlu diperhatikan agar mesin yang disewa bisa memberikan manfaat maksimal:
Kemudahan Penggunaan
Banyak yang mempertimbangkan efisiensi dan kemudahan dalam menggunakan mesin fotocopy sebelum menyewanya. Kondisi seperti ini biasanya sering ditemukan dalam lingkup bisnis, perusahaan kecil, yayasan atau sekolah. Meski punya fungsi mirip, tiap mesin bisa punya cara pengoperasian yang bervariasi.
Semakin mudah mesin fotocopy digunakan, bisa mempercepat pekerjaan. Pengoperasian yang kompleks bisa menyebabkan kerusakan atau kesalahan hasil fotocopy. Jika mesin fotocopy yang dipilih memang punya fitur yang cukup kompleks, diperlukan pelatihan tersendiri untuk itu.
Tips sewa mesin fotocopy yang penting adalah menghindari penggunaan kalau masih belum memahami mekanisme mesin fotocopy dengan baik. Penyewa perlu mengganti rugi jika terjadi kerusakan karena kurang bisa mengoperasikan mesin.
Spesifikasi Mesin
Pastikan terlebih dahulu sejauh mana kebutuhan percetakan, apakah butuh percetakan warna (printing) atau harus terintegrasi secara cloud. Sekarang, produk mesin fotocopy sudah sangat beragam. Pertama-tama, pastikan kebutuhan apakah itu mesin fotocopy standar yang hanya mencetak hitam putih atau yang punya fungsi seperti printer.
Untuk mencetak ulang dokumen administrasi, laporan perusahaan, kontrak dan sejenisnya, biasanya tidak perlu berwarna. Tapi kalau untuk brosur, bahan pemasaran dan materi presentasi mesin fotocopy yang berwarna diperlukan. Mesin fotocopy hitam putih lebih ideal untuk yang berorientasi hemat biaya, efisiensi dan volume cetak tinggi.
Mencetak dokumen berwarna lebih mahal tapi pada kasus tertentu mesin fotocopy dengan fitur ini bisa menjadi investasi berharga.
Kebutuhan Volume Pencetakan
Volume pencetakan tiap perusahaan/bisnis bisa berbeda. Bisa saja bisnis tidak perlu mencetak terlalu banyak dalam sehari. Bagi perusahaan, terkadang perlu mempertimbangkan paket sewa yang menawarkan harga kompetitif untuk volume cetak tinggi.
Dari pada harus membayar biaya lagi jika melebihi batas cetak, paket seperti ini bisa dipertimbangkan. Untuk menghindari memilih mesin fotocopy dengan kapasitas terlalu kecil atau terlalu besar, penting untuk mengkaji riwayat operasional sebelumnya.
Tambahan Fungsi
Pelajari juga berbagai fitur lainnya yang ada pada mesin fotocopy kekinian untuk menyesuaikan dengan kebutuhan secara spesifik. Beberapa mesin mampu mengirim langsung dokumen yang di-copy/ scan ke alamat email meski tidak memakai perangkat PC.
Sekarang semakin banyak yang menggunakan mesin fotocopy dengan koneksi WiFi agar bisa digunakan secara bersamaan. Fitur lainnya adalah integrasi cloud seperti integrasi dengan Dropbox, Google Drive dan cloud service sebagainya. Ada juga fitur duplex printing yang termasuk fitur umum mesin fotocopy sekarang untuk mencetak dua sisi. Meski ada berbagai fitur menarik, tetap harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan/bisnis agar tidak sia-sia.
Hasil Cetakan
Untuk menjaga profesionalitas, kualitas hasil cetakan harus baik. Cetakan berkualitas dibutuhkan untuk materi presentasi, bahan pemasaran atau dokumen proyek. Tips sewa mesin fotocopy adalah mengecek seberapa tinggi resolusi hasil cetakan.
Resolusi cetak (dpi) yang tinggi biasanya di angka 1200 dpi, tapi jika lebih tentu lebih baik dan profesional. Meski resolusi tinggi, warnanya bisa kurang jelas sehingga Anda perlu mengecek spesifikasi grafis juga agar hasil cetak punya warna yang tajam. Agar lebih jelas, coba minta terlebih dahulu contoh cetakan terbaru sebelum menyewa mesin fotocopy.
Kebijakan Kontrak
Aspek kebijakan kontrak yang perlu dipertimbangkan termasuk harga, tata cara sewa, syarat, layanan dan garansi. Memahami seluruh kebijakan ini bisa mencegah kesalahpahaman dan kelancaran untuk menggunakan layanan yang disediakan. Jika penyewa menyediakan paket sewa, pahami ketentuan tiap paket termasuk pasokan toner, batasan volume dan sebagainya.
Pastikan tak ada yang disembunyikan terutama biaya tambahan. Pelajari jangka waktu kontrak dan sesuaikan dengan kebutuhan proyek atau pekerjaan. Menyewa untuk jangka panjang bisa lebih murah tapi pastikan Anda membutuhkan itu.
Tambahan Layanan
Tips sewa mesin fotocopy selanjutnya adalah memilih penyewa yang menyediakan layanan tambahan. Untuk mendukung penggunaan yang optimal tiap saat, layanan atau pemeliharaan teknis oleh tim profesional dibutuhkan. Jika perusahaan atau bisnis Anda tidak punya tim teknis, tambahan layanan seperti ini semakin diperlukan.
Selain bisa merawat secara rutin, Anda bisa juga menghubungi mereka untuk mengatasi kendala teknis jika memang ada. Kendala teknis bisa menyebabkan operasional terganggu sehingga menghambat produktivitas. Agar bisa cepat dan efektif ditangani, perlu bantuan tim teknis profesional dari penyewa.
Itulah beberapa aspek esensial yang perlu diperhatikan sebelum menyewa mesin fotocopy. Apa pun mesin fotocopy yang ingin Anda sewa, harus tentukan kebutuhan spesifik terlebih dahulu. Pertimbangkan untuk menyimulasikan terlebih dahulu volume cetak, operasional kerja dan aspek lainnya.
Kesimpulan
Menyewa mesin fotocopy membutuhkan berbagai pertimbangan. Penting untuk memahami bagaimana tata cara penyewaan mulai dari batasan tertentu, pembayaran, harga, layanan ekstra, garansi dan aspek lainnya. Pertimbangkan berbagai opsi paket penyewaan karena bisa saja lebih menguntungkan untuk Anda.
Tidak semua mesin fotocopy punya fungsi atau fitur sama. Meski semuanya bisa mencetak dokumen hitam putih, ada juga yang menyediakan fitur ekstra lain. Mesin fotocopy bisa juga digunakan seperti printer untuk mencetak dokumen berwarna.
Fitur tambahan pada mesin fotocopy juga beragam, ada yang bisa terintegrasi secara cloud dengan akses internet. Dengan satu mesin fotocopy, bisa juga bersamaan melalui berbagai perangkat sehingga bisa meningkatkan efisiensi pekerjaan. Tips sewa mesin fotocopy yang tidak kalah penting adalah memilih penyewa yang terpercaya, punya reputasi baik dan profesional.
FAQ
Kenapa perlu sewa mesin fotocopy?
Untuk mendapatkan manfaat dari mesin fotocopy meski dengan budget pas-pasan, menyewanya bisa menjadi solusi yang tepat. Menyewa mesin fotocopy berarti perlu membayar tiap periode tertentu (per bulan atau per tahun) sesuai kebutuhan.
Bagaimana prosedur memakai mesin fotocopy?
Untuk menggunakan mesin fotocopy, nyalakan mesinnya lalu masukan kertas dengan ukuran sesuai kebutuhan ke rak mesin. Letakkan dokumen yang ingin di-fotocopy, lakukan pengaturan fotocopy (ukuran kertas & jumlah copy) dan mulai fotocopy.
Apa manfaat dari mesin fotocopy?
Bukan hanya untuk membuat salinan dokumen dalam jumlah yang banyak dengan mudah, ada juga berbagai fitur lainnya. Mesin ini bisa juga melakukan scan/pemindaian, mencetak dokumen berwarna, faks dan fitur modern lainnya.
Bagaimana tips pemeliharaan mesin fotocopy?
Tips sewa mesin fotocopy yang penting adalah bisa memelihara dengan baik mesin tersebut termasuk membersihkan secara rutin dan mengosongkan pembuangan toner. Pakailah kertas berkualitas, membiarkan mesin panas sebelum dipakai dan non-aktifkan mesin ketika tidak dipakai.