Mesin fotocopy bisa dibedakan menjadi dua, yang manual dan digital. Anda bisa sewa mesin fotocopy digital maupun manual sesuai kebutuhan. Meski begitu, banyak yang memilih untuk menyewa mesin digital terutama akhir-akhir ini. Untuk memandu Anda menentukan pilihan mesin fotocopy untuk disewa, simak artikel berikut ini.
Penjelasan Seputar Mesin Fotocopy Manual vs Digital
Sebelum ada versi digital, mesin fotocopy mengandalkan mekanisme mekanik dalam menggandakan dokumen dengan proses sederhana. Dibandingkan jenis digital, mesin fotocopy ini lebih murah harganya. Meski begitu, mesin ini lebih ideal untuk volume cetak yang tidak terlalu tinggi dan tidak bisa digunakan untuk fungsi lain selain fotokopi biasa.
Mesin ini tidak bisa dipakai untuk print, scan, fax dan sebagainya. Ada juga keterbatasan dari segi kecepatan dibandingkan versi digital. Sesuai namanya, mesin fotocopy mengandalkan sistem digital dalam menggandakan dokumen maupun fungsi lainnya.
Anda bisa memakai mesin digital ini untuk mengirim dokumen (melalui internet), scan, print dan fitur lainnya. Keunggulan lain dari mesin fotocopy digital adalah hasilnya yang berkualitas tinggi. Meski begitu, biaya untuk beli atau sewa mesin fotocopy digital lebih mahal dari pada versi analog.
Faktor yang Membedakan Harga Sewa Mesin Fotocopy
Bagi Anda yang ingin menyewa mesin fotocopy, lebih baik pahami terlebih dahulu apa yang membuat harga sewa bisa berbeda-beda. Bagi perusahaan atau bisnis, perlu melakukan manajemen anggaran yang bijak termasuk dalam menyiapkan peralatan fotocopy. Ada kalanya perusahaan perlu menyewa mesin fotocopy yang digital alih-alih analog biasa.
Terutama jika kebutuhan cetak cukup kompleks untuk memenuhi pekerjaan berbagai departemen. Sebelum Anda menyewa mesin fotocopy, simak beberapa hal berikut yang bisa membedakan biaya sewa antar mesin fotocopy:
1. Performa Dasar
Lingkungan kantor yang perlu bergerak cepat biasanya membutuhkan mesin fotocopy dengan performa andal. Banyak mesin fotocopy jenis digital yang dibuat andal untuk memproses cetakan lebih cepat. Mesin tersebut juga bisa digunakan untuk fungsi lain selain memfotocopy yaitu memindai atau scan.
Semakin cepat performa mesin fotocopy, bisa semakin mahal harganya. Begitu juga dengan tingkat resolusi gambar, jika lebih tajam, bisa lebih mahal. Meski butuh budget lebih banyak, menyewa mesin fotocopy digital berperforma tinggi bisa menjadi investasi yang tepat bagi perusahaan.
2. Teknologi yang Tersedia
Lebih dari performa, mesin fotocopy sekarang ini juga banyak yang mengandalkan teknologi terkini untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Bukan hanya pemrosesan gambar secara digital tapi beberapa mesin fotocopy juga memiliki teknologi laser dan pemindaian optik.
Ada juga teknologi pencetakan dengan sumber file digital, akses ke jaringan, scan berbagai format dan teknologi canggih lain. Semakin banyak dan andal teknologi tersebut, semakin tinggi harga sewa mesin fotocopy digital.
Sewa Mesin Fotocopy Digital atau Manual?
Baik itu mesin fotocopy yang manual maupun digital, sama-sama bisa menggandakan dokumen tapi lebih banyak keunggulan mesin digital. Memutuskan untuk memilih salah satunya memerlukan pertimbangan menyeluruh. Sebagai teknisi internal, saya akan menjelaskan beberapa pertimbangan penting dalam memilih mesin fotocopy manual atau digital yang harus disewa.
1. Durasi proyek atau pekerjaan
Jika Anda mengerjakan proyek musiman atau untuk jangka pendek saja, mesin yang manual mungkin bisa dipertimbangkan. Mesin fotokopi manual yang lebih ekonomis bisa cocok untuk proyek sementara yang biasanya lebih minim anggaran.
Tapi jika untuk jangka panjang, menyewa mesin digital bisa lebih bijak meski perlu biaya lebih tinggi. Dalam durasi yang lebih lama tersebut, berbagai tim atau departemen bisa mendapatkan manfaat maksimal dari mesin pencetak.
2. Kebutuhan spesifik
Menggunakan mesin fotokopi yang digital biasanya dibutuhkan untuk kegunaan yang beragam, bukan hanya sekadar mesin fotocopy saja. Perusahaan kreatif biasanya lebih membutuhkan mesin digital karena mampu menghasilkan cetakan berwarna dengan resolusi tinggi.
Mesin fotocopy yang digital juga bisa dipakai bersama untuk berbagai perangkat sehingga bisa menunjang efisiensi operasional. Sementara untuk kebutuhan sederhana seperti di sekolah yang butuh menggandakan dokumen pelajaran atau administrasi, versi manual bisa dipertimbangkan.
3. Pertimbangan budget
Aspek yang lain tidak kalah penting dipertimbangkan saat sewa mesin fotocopy digital adalah menyesuaikan budget. Perusahaan skala besar mungkin tidak masalah jika berinvestasi dengan menyewa mesin fotocopy high-end digital dengan fitur lengkap dan performa gahar.
Tapi bagi UMKM, startup atau perusahaan kecil, perlu lebih bijak menimbang-nimbang manfaat dari mesin fotocopy digital tersebut. Untuk menghemat anggaran, menyewa versi analog/manual bisa menjadi opsi.
Itulah beberapa pertimbangan utama dalam memilih mesin fotocopy analog atau digital yang perlu disewa.
Beberapa Keunggulan dari Mesin Fotocopy Digital
Sebagai terobosan inovasi, mesin fotocopy digital lebih relevan dengan kebutuhan pencetakan sekarang. Agar lebih jelas, simak beberapa keunggulan dari mesin fotocopy digital di bawah ini:
1. Ideal untuk volume tinggi
Meski bekerja secara digital, mesin fotocopy ini tetap ideal digunakan untuk volume cetak yang tinggi. Anda bisa mencetak banyak dokumen tanpa ada pengurangan kualitas berlebihan. Berbagai departemen dalam perusahaan bisa menggunakan mesin fotocopy yang sama secara bersamaan melalui jaringan yang terintegrasi.
2. Kualitas lebih baik
Dibandingkan dengan kebanyakan mesin fotocopy analog, hasil cetakan dengan mesin digital lebih baik. Menyediakan dokumen dengan resolusi tinggi dan visual tajam bisa mencerminkan profesionalitas dan kredibilitas. Baik itu untuk mencetak dokumen berwarna atau hitam-putih, sama-sama bisa menjamin kualitas tinggi pada hasil cetak.
Meski begitu, tidak semua produk mampu menghasilkan cetakan berkualitas tinggi. Penting untuk mempertimbangkan beberapa brand untuk mencari yang terbaik.
3. Lebih banyak fitur
Beberapa orang sewa mesin fotocopy digital untuk menggunakan fitur yang tidak ada pada versi manual. Misalnya konektivitas jaringan untuk efisiensi penggunaan, duplex printing, fax dan pemindaian. Lebih dari itu, mesin digital juga lebih hemat energi dan lebih mudah dirawat.
FAQ
Apa keunggulan dari mesin fotocopy?
Mesin ini mengandalkan sistem xerografi yang menarik lalu mentransfer bubuk atau partikel toner dalam gambar di kertas. Mesin fotocopy yang modern mempunyai lebih banyak keunggulan melalui beragam fitur ekstra.
Apakah bisa mesin fotocopy digunakan untuk print?
Pada mesin fotocopy yang modern atau digital, bisa dipakai untuk mencetak dokumen seperti printer. Printer tersebut biasanya memiliki beragam fungsi seperti scan, fax dan fungsi lainnya.
Kenapa sewa mesin fotocopy?
Bagi yang butuh menggunakan mesin fotocopy tapi tidak ingin keluar banyak uang untuk membelinya, bisa menyewanya saja untuk durasi tertentu. Menyewa mesin fotocopy lebih ideal untuk proyek sementara, operasional kantor dan tujuan lain sebagainya.
Apa kelebihan mesin fotocopy jenis digital dibandingkan jenis analog biasa?
Lebih banyak yang sewa mesin fotocopy digital sekarang ini dibandingkan jenis analog karena bisa menyediakan gambar lebih berkualitas. Penggunaannya juga lebih canggih dan efisien, beberapa mesin fotocopy digital memiliki fitur beragam lebih dari sekadar fotocopy biasa.